MEM'lerin Kurum Alacaklarına İlişkin Resmi Yazı

2019 yılı Sayıştay Başkanlığı tarafından Milli Eğitim Bakanlığı il/ilçe milli eğitim müdürlüklerinde yapılan denetim sonucu; BULGU 24: Kurum Alacaklarına İlişkin Sağlıklı Bir Kayıt ve İzleme Sisteminin Olmaması sonucuna varılmıştır.İl ve ilçe milli eğitim müdürlüklerinin kurum alacaklarına ilişkin muhasebe kayıtları ile Bakanlık verileri arasında uyumsuzluklar olduğu ve bu alacakların takip ve tahsil işlemlerine ilişkin süreçlerin sağlıklı bir şekilde izlenmediği tespit edilmiştir.

140-Kişilerden Alacaklar Hesabına ilişkin kayıt ve işlemler incelendiğinde, (Ek Rapor) Hazine ve Maliye Bakanlığınca işletilen Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sisteminde (BKMYBS) takip edilen alacak verileri ile Bakanlık bünyesinde kullanılan ve kurum alacaklarının takip ve tahsilatının yürütüldüğü E-Alacak modülü verilerinde önemli miktarda farklılıklar olduğu anlaşılmıştır, denilmektedir.

Bilindiği üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanununun 71 inci maddesine dayanarak Maliye Bakanlığının teklifi üzerine Bakanlar Kurulu tarafından çıkartılan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmeliğin Bakanlığımızda uygulamasını yönlendirmek üzere 04.01.2007 tarihli ve 2007/02 Nolu Genelge yayınlanmıştır. Bununla birlikte Bakanlığımız teşkilat yapısı ve kadro itibariyle büyüklüğü göz önüne alınarak, kamu alacağı/zararı iş ve işlemlerinin takibatı, tahsilatı, yazışma ve raporlamasını ortak bir veri tabanından yürütülmesini sağlamak üzere e-alacak modülü 12/01/2009 tarihinde birimlerin kullanımına açılmıştır. E-alacak modülünün kullanımıyla ilgili kullanım kılavuzu sisteme konulmuş ve her yıl konuyla ilgili muhtelif defalar eğitimler verilmiştir.

Bunun yanında 07.11.2019 tarihli ve 2065137 sayılı yazı, 03.12.2018 tarihli ve 23242419 sayılı yazı ve 19.10.2017 tarihli ve 17189147 sayılı yazılar, ( mail, telefon vs.) ile takibe yetkili birimlere destek verilip işlerin doğru ve zamanında yapılması konusunda uyarılarda bulunulmuştur.

Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkındaki Yönetmelikte, Cumhurbaşkanı Kararı ile değişikliğe gidilmiştir. Bakanlığımızda kamu alacağı/zararı iş ve işlemleri Yönetmelik doğrultusunda revize edilerek 2019/13 Nolu Kamu Zararı Genelgesi yayınlanmıştır. Değişiklik kapsamında E- alacak modülünde gerekli düzenlemeler yapılarak yine sisteme kullanım kılavuzu konmuştur ve 81 ilden katılımın sağlandığı eğitim verilmiştir.

Bakanlığımızda takibe yetkili birimler 2019/13 Nolu Kamu Zararı Genelge ile belirlenmiştir. Kamu alacağı/zararı takip ve tahsil işlemlerinin yürütülmesi ve işlerin belirtilen sürelerde yapılmasından takibe yetkili birim amirleri sorumludurlar. Bakanlığımız takibe yetkili birimleri; Sayıştay Başkanlığının 2019 yılı denetim raporunda BULGU:24 ( Ek Rapor) inceleyerek e-alacak modülü kayıtları ile muhasebe birimlerinde 140 hesap kodunda takip edilen kamu alacağı/zararı kayıtlarını karşılaştırarak, kayıtların denkliğinin sağlanmasını ve kamu alacağı/zararı iş ve işlemlerini 2019/13 Nolu Kamu Zararı Genelgesi ve Bakanlığımız talimatları doğrultusunda doğru ve zamanında yapılmasının sağlanarak, konuyla ilgili ihmali bulunan görevliler hakkında yasal işlem başlatılacaktır. 

BULGU 24: Kurum Alacaklarına İlişkin Sağlıklı Bir Kayıt ve İzleme Sisteminin Olmaması

İl ve ilçe milli eğitim müdürlüklerinin kurum alacaklarına ilişkin muhasebe kayıtları ile Bakanlık verileri arasında uyumsuzluklar olduğu ve bu alacakların takip ve tahsil işlemlerine ilişkin süreçlerin sağlıklı bir şekilde izlenmediği tespit edilmiştir.

140-Kişilerden Alacaklar Hesabına ilişkin kayıt ve işlemler incelendiğinde, ayrıntısı aşağıdaki tabloda gösterildiği üzere, Hazine ve Maliye Bakanlığınca işletilen Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sisteminde (BKMYBS) takip edilen alacak verileri ile Bakanlık bünyesinde kullanılan ve kurum alacaklarının takip ve tahsilatının yürütüldüğü e-Alacak Modülü verilerinde önemli miktarda farklılıklar olduğu anlaşılmıştır.

Tablo 1: Kurum Alacağı/Zararı İcmali

Veri Kaynağı

Alacak Tutarı

Ödenen Tutar

Kalan Alacak Tutarı

E-Alacak Modülü

318.433.334

239.991.358

78.441.976

BKMYBS

288.388.633

47.680.411

240.708.222

Tahsil edilmesine rağmen e-Alacak modülüne işlenmeyen veya BKMYBS kayıtlarında olmasına rağmen e-Alacak modülünde kaydı olmayan çok sayıda alacak bulunmaktadır. Kurum alacaklarına ilişkin sağlıklı veri bulunmamasının başlıca nedenleri şunlardır:

* İl/ilçe milli eğitim müdürlüklerinin görevli kişiler kurum alacaklarını ve yapılan tahsilatları sadece muhasebe kaydı ile ilişkilendirmekte, ilgili modüle düzenli veri girişi yapmamaktadır.

* Saymanlıklar tarafından yapılan bazı tahsilatlardan il/ilçe müdürlüklerinde görevli kişilerin haberdar olmaması ve muhasebe kayıtları ile e-Alacak modülü arasında bağlantı kurulmaması veya izleme yapılmaması nedeniyle modüle eksik girilmekte ya da hiç girilmemektedir.

* Saymanlıklar tarafından Bakanlığa devredilen alacak dosyalarında yer alan tutarlar e-Alacak modülüne sağlıklı girilmemiştir. Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin Geçici 1'inci maddesi gereğince saymanlıklarca yapılmakta olan kişilerden alacaklar hesabında kayıtlı tutarlara ilişkin takip dosyalarının Yönetmeliğin yayımı tarihinden itibaren iki ay içinde Bakanlık birimlerine devredileceği belirtilmiştir. Uygulamada bu dosyaların devir tarihleri ve tüm alacakları kapsayıp kapsamadığına ilişkin tatmin edici veriler elde edilememekle birlikte yakın geçmişte devredilen dosyalardaki kişi ve tutarlara ilişkin bir işlem tesis edilmediği ve Bakanlık kayıtları ile ilişkilendirilmediği görülmüştür.

* İlgili personelin bir bölümünün sorumluluklarının sadece kendi görev dönemlerinde tahakkuk eden alacakların takip ve tahsili ile sınırlı olduğunu değerlendirerek diğer dönemlere ait kurum alacaklarının takip ve tahsiline ilişkin işlemlerde özen göstermemesi, veri girişi ve izlemeyi olumsuz etkilemektedir.

Söz konusu uygulamalar kurum alacaklarının tahsili ve izlenmesi noktasında e-Alacak modülü, muhasebe kayıtları ve alacak dosyaları arasında aşağıda belirtilen uyumsuzluk ve hatalara neden olmaktadır. 

* Kişilerden alacaklara ilişkin muhasebe kayıtları ve e-Alacak modülünde veriler incelendiğinde çok sayıda kurum alacağının zamanaşımı süresi geçtiği halde tahsil edilip edilmediğine ilişkin bir bilgi bulunmamaktadır. 

* Bazı kurum alacaklarının zamanaşımına uğramadığı görülmüştür. Ancak zamanaşımında sorumlukları olan kişilerin tespitine ve rücu işlemine ilişkin bir işlem tesis edilmemiştir.

* Birçok kurum alacağında ise alacağın doğduğu tarihte icra takibi yapılıp sonuç alınamadığı ve sonrasında ikinci bir takibat yapılmaması nedeniyle alacağın zamanaşımı sınırında olduğu tespit edilmiştir.

e-Alacak modülü ile muhasebe kayıtlarının uyumsuz olması, tahsilata ilişkin verilerin sağlıklı olmaması, personelin bilgi eksikliği ve sorumlulukların eksik yerine getirilmesi ''Kişilerden Alacaklar Hesabında'' bekleyen anapara ve faiz alacaklarının tahsiline ilişkin hukuki süreçlerin başlatılmasında gecikmelere yol açmakta, alacakları zamanaşımına uğratmakta ve Bakanlığın kurum alacağı tutarını bilmemesine yol açarak mali tabloların güvenilirliğini zaafa uğratmaktadır. 140- Kişilerin Alacaklar Hesabı'nda kayıtlı tutarın 2019 yılında 320.887.039 TL olduğu görülmektedir.

Kişilerden alacaklar hesabında yer alan alacakların detaylarının tespit edilip, tahsilatında problem olanlara ilişkin hukuki süreçlerin başlatılması ve zamanaşımına uğratılmaması için gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir. Ayrıca il/ilçe milli eğitim müdürlüklerinde kayıtlı kurum alacağı icmalleri ile defterdarlık muhasebe müdürlükleri ve mal müdürlüklerinden edinilecek Alacak Dosyaları Genel Dökümü karşılaştırılmak suretiyle, BKMYBS'deki muhasebe verileri ile MEBBİS e-Alacak Modülü verileri arasındaki uyumsuzlukların kaynağı tespit edilerek bu uyumsuzlukların giderilmesi ve kurum alacaklarının mali tablolara doğru ve güvenilir biçimde yansıtılması sağlanmalıdır.