İlgili resmi yazı:
Üniversitelerde görev yapan personelin hizmet damgalı ve hususi damgalı pasaport başvuruları ile emekli personele ilişkin pasaport talep işlemlerinin elektronik ortamda hızlı ve güvenli bir şekilde yürütülmesi amacıyla, pasaport talep formlarının elektronik ortamda düzenlenmesi, onaylanması ve Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVI) iletilmesine yönelik yapılan çalışma doğrultusunda Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesinde "Pasaport İşlemleri" modülü geliştirilmiştir.
Söz konusu modül, pbs.yok.gov.tr adresi üzerinden devlet üniversitelerinin kullanımına açılmıştır. Personel tarafından "Bireysel İşlemler → Pasaport Başvurusu" menüsünden gerçekleştirilen başvurular, üniversitenizin ilgili personel birimince incelenerek onaylanacak, yetkili amir tarafından elektronik imza ile imzalanacak ve sistem üzerinden NVİ'ye iletilecektir. Başvuru sırasında personel bilgilerinde eksiklik veya hata bulunması hâlinde, söz konusu bilgilerin üniversitenizin Personel Daire Başkanlığı tarafından güncellenmesi gerekmektedir.
Modül kapsamındaki işlemler, üniversitenizin Personel Daire Başkanı tarafından yetkilendirilecek personele tanımlanacak "Pasaport Onay Yetkilisi" ve "Pasaport İmza Yetkilisi" rolleri aracılığıyla, "Pasaport İşlemleri" menüsünden yürütülecektir.
"Pasaport Onay Yetkilisi" rolü, başvuruları inceleyerek onaylayacak ve emekli personele ilişkin pasaport talep belgelerini düzenleyecek personele tanımlanacaktır. Bu role sahip kullanıcılar, üniversitelerine ait başvuruları görüntüleyebilecek, gerektiğinde iade edebilecek, uygun bulunan başvuruları onaylayarak imza yetkilisi atayabilecek ve elektronik imza ile imzalanan başvuruları NVİ'ye iletebilecektir. Ayrıca emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan personel için pasaport talebi oluşturabilecektir.
"Pasaport İmza Yetkilisi" rolü, başvuruları elektronik imza ile imzalayacak yetkili amirlere tanımlanacaktır. Bu role sahip kullanıcılar, yalnızca imza yetkilisi olarak atandıkları başvuruları görüntüleyebilecek ve elektronik imza ile imzalayabilecektir. İmzalanan ve elektronik ortamda NVİ'ye gönderilen başvurular için ayrıca ıslak veya elektronik imzalı bir belge tanzim edilip gönderilmesine ihtiyaç bulunmamaktadır.
Bu kapsamda, üniversitenizde söz konusu rollerin tanımlanacağı personelin belirlenerek Personel Bilgi Sistemi üzerinden gerekli yetkilendirmelerin yapılması gerekmektedir.
Modülle ilgili sorular ve teknik destek talepleri için pbs@yok.gov.tr adresi üzerinden iletişime geçilebilecektir.
Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.
Dr. Batıkan AKSOY
Başkan a. Genel Sekreter