Kılavuz, Yönetmelik maddeleri hakkında açıklamaları, uygulamaya yönelik çeşitli örnekleri ve resmî yazışma usulüne dair en çok ihtiyaç duyulan alanları detaylı olarak ele almaktadır.
"Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" 10 Haziran 2020 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanmış; yürürlük maddesi gereğince 01 Temmuz 2020 tarihi itibarıyla uygulamaya geçecektir.
Yenilenen yönetmelik ile resmî yazışmalarda elektronik ortamın esas unsur olmasının yanı sıra yönetmelikte elektronik ortamda belgelerin tek nüsha olarak hazırlanması, logo, doğrulama kodu ve karekod kullanımı, arşiv imzası, kişiye özel belgelere ilişkin düzenlemeler de yer alıyor.
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELIK
Resmî yazışma usul ve esasları ilk olarak 1994 yılında yayımlanan mülga Başbakanlığın 1994/9 sayılı Genelgesi ile belirlenmiştir. 2004 ve 2015 yıllarında yayımlanan Yönetmelikler ile söz konusu usul ve esasların kapsamı genişletilmiştir. 2015 yılında ilk defa yönetmeliğe dâhil olan elektronik ortam kavramı, 2020 yılında yayımlanan yönetmeliğin temelini oluşturmuştur.
NEDEN YENILENME İHTIYACI OLDU?
• Cumhurbaşkanlığı Hükümet Sistemine Uyum
• Değişen ve Gelişen Teknoloji ile EBYS’lerin İhtiyaç Duyduğu Değişimler
YÖNETMELIK VE KILAVUZUN HAZIRLANMA SÜRECI
• Yönetmelik taslağının hazırlanması
• Kamu kurum kuruluşları ve özel sektör temsilcileri ile gerçekleştirilen toplantılar
• Yönetmelik taslağının Kamu kurum ve kuruluşlarına görüşe gönderilmesi
• Kamu kurum ve kuruluşlarından gelen 562 görüşün incelenmesi ve değerlendirilmesi
• Yönetmeliğe ilişkin kılavuzun ve eğitim videolarının hazırlanması
• Yönetmeliğin yayımlanması
YÖNETMELİKTEKİ YENİLİKLER
Resmî yazışma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesi asli unsur haline getirilmiştir.
* Belgelerin elektronik ortamda tek nüsha oluşturulması
* Belge içerisinde logo kullanımı
* Sayı bölümünde belgenin hazırlanma sürecinin belirtilmesi
* Arşiv İmzası
* Doğrulama kodu ve karekod kullanımı
* Yurtdışı temsilciliklerince oluşturulacak belgelere ilişkin örneklendirmeler
* Doğrulama kodu ve karekod kullanımı
* Yurtdışı temsilciliklerince oluşturulacak belgelere ilişkin örneklendirmeler
* Kişiye özel belgelere ilişkin düzenleme
* Yabancı dilde oluşturulan belgelere ilişkin düzenleme
* Kılavuz ile yönetmelik hükümlerinin detaylandırılması
* Kılavuzda “Metin İçeriği Hazırlama” ve “Gizlilik” hakkında detaylı bilgilendirme
YÖNETMELIĞIN SAĞLADIĞI KAZANIMLAR
Resmî yazışma süreçlerinin elektronik ortamda yürütülmesiyle Kamu hizmetlerinde düzenlilik ilkesinin sağlanması ve idari işleyişte verimliliğin artırılması doğrultusundaki temel kazanımlar:
• Uygulama birliğinin sağlanması
• İşlemlerin daha güvenli ve hızlı olması
• Zamandan, maliyetten ve iş gücünden tasarruf edilmesi
• Minimum kâğıt tüketimiyle çevre duyarlılığına katkı sağlanması
Kılavuza https://www.tccb.gov.tr/assets/dosya/resmiyazisma/dosyalar/kilavuz.pdf linkini tıklayarak ulaşabilirsiniz.