26 Ağustos 2021 Tarihli OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) Yazısı

26 Ağustos 2021 Tarihli OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) Yazısı

Milli Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan E-80342057-449-30176601 sayılı 26 Ağustos 2021 tarihli OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) konulu resmi yazının detayları belli oldu.

Genel Müdür Mehmet Nezir GÜL imzalı resmi yazıda ''2023 Eğitim Vizyon Belgesi çerçevesinde Genel Müdürlüğümüzün ve bağlı okul/kurumların kurumsal yapılarının, yürüttükleri faaliyetlerin ve karşılaştıkları sorunların sistematik bir şekilde görülmesi, raporlaştırılması ve okul/kurumların merkez teşkilatın yanı sıra birbirleri ile olan bağının güçlendirilmesi amacıyla Genel Müdürlüğümüzce OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) hazırlanmıştır.

Bu kapsamda Genel Müdürlüğümüze bağlı okul/kurumların “orgmizleme.meb.gov.tr” adresinden OKİS’e giriş yaparak Ek’te yer alan kullanım kılavuzu yardımıyla okul/kurumlarına ilişkin bilgileri 03.09.2021 mesai bitimine kadar tamamlamaları hususunda, gereğini rica ederim.'' denilmiştir.

Milli Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) Kullanım Kılavuzu yayınlandı.

1. GENEL BİLGİ

Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü ve Genel Müdürlüğe bağlı

okul/kurumların kurumsal yapılarının, yürüttükleri faaliyetlerin ve karşılaştıkları sorunların

sistematik bir şekilde görülmesi, raporlaştırılması ve kurumların merkez teşkilat ile bağlarının

güçlendirilmesi amacıyla Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü İzleme

Sistemi hazırlanmıştır.

Sistem içerisinde Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğüne bağlı daire

başkanlıkları ve okul/kurumlar hakkında detaylı takip sistemi oluşturulmuştur. Bu kapsamda

daire başkanlıklarının ve okul/kurumların planladıkları ve yürüttükleri projeler ile var olan

çalışmalara ilişkin ayrıntılı izleme faaliyeti yürütülmektedir.

Faaliyet takiplerinin yanı sıra Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü

tarafından yapılacak olan ihtiyaç analizi, anket ve veri toplama çalışmalarına ilişkin tüm

işlemler sistem üzerinden gerçekleştirilmektedir.

2. İZLEME SİSTEMİ

2.1. İzleme Sistemine Giriş

İzleme sistemine http://orgmizleme.meb.gov.tr/ adresinden ulaşılmaktadır. 

Giriş sayfasında yer alan “GİRİŞ” bölümünden okul/kurumlar, kurum kodları ve Genel

Müdürlük tarafından tanımlanan şifreleri ile giriş yapabilmektedir. 

2.2. Anasayfa

İzleme sistemine giriş yapıldıktan sonra “Anasayfa” açılmaktadır. Anasayfada sol

kısımda menü, sağ üst kısımda aktif anketler ve değerli projeler alanları, sağ alt kısımda ise

yazılar yer almaktadır. 

Sağ üst kısımda yer alan aktif anketler ve değerli projeler bölümleri aktif olan anketlerin

ve seçilmiş projelerin duyurulduğu bölümlerdir. 

Sağ alt kısımda yer alan yazılar bölümü sistem üzerinden gönderilen anket, duyuru ve

bilgilendirme yazılarının gösterildiği bölümdür. Bu bölümden sistem üzerinden gönderilen

yazılar takip edilebilmektedir. Aynı yazılara menüde yer alan yazılar bölümünden de

ulaşılabilmektedir.

2.3. Yazılar

Bu bölümde Genel Müdürlük tarafından sistem üzerinden gönderilen yazılar ve sistem

güncellemelerine ilişkin duyurular yer almaktadır. Menüdeki “Yazılar” bölümünde yer alan

“Gelen Yazılar” sayfasında sistem üzerinden gönderilen tüm yazılar görülebilmektedir. 

Gelen yazılardan okumak istediğiniz yazıya tıkladığınızda yazının tamamını

görebilirsiniz. 

Bilgilendirme ve duyurulardan haberdar olabilmek için bu bölümün düzenli olarak

kontrol edilmesi önem taşımaktadır. 

2.4. Kurumlar

Bu bölümde okul/kurumlara ilişkin bilgiler ve görseller yer almaktadır. Menüdeki

“Kurumlar” bölümünde “Kurum Bilgileri Düzenle”, “Kurum Kadrosu Düzenle”, “Kurum

Öğrenci Bilgileri”, “Kurum Atölye Bilgileri”, “Kurum Atölye Görselleri”, “Etkinlik Ekle”,

“Etkinlik Düzenle” ve “Kurum Görüntüle” sayfaları yer almaktadır. 

2.4.1. Kurum Bilgileri Düzenle

Kurum Bilgileri Düzenle sayfası 3 alandan oluşmaktadır. İlk alan kurum kodu, kurum

adı, kurumun adresi ve iletişim bilgilerinin yer aldığı alandır. 

Kuruma ait kurum tipi, kurum kodu ve kurum adının yer aldığı alandaki bilgileri kontrol

ediniz. Hatalı bilgi olması durumunda herhangi bir değişiklik yapmayınız ve hatalı bilgileri

sistem yöneticisine bildiriniz. 

Adres bilgileri alanında kademeli olarak il, ilçe, bölge, mahalle, cadde/sokak, dış kapı

ve iç kapı seçimi yaparak kurum adresinizi oluşturunuz. 

Bu alanda yer alan son kısım iletişim bilgileri kısmıdır. Bu kısımda okul/kurumunuza

ait güncel iletişim bilgilerini yazmanız gerekmektedir. Okul/kurum internet adresini yazarken

“.meb.k12.tr” kısmından önceki kısmı yazmanız gerekmektedir. Örneğin okul/kurum internet

adresi “http://igdirbilsem.meb.k12.tr” ise boş kısma yalnızca “igdirbilsem” yazılacaktır. 

Kurum Bilgileri Düzenle sayfasındaki bir diğer alan da diğer bilgiler alanıdır. Bu alanda

okul/kuruma ait fiziki yapı, donanım ve istatistiki bilgilere dair ifadeler yer almaktadır. Burada

yer alan ifadeleri okul/kurumunuza uygun şekilde eksiksiz olarak doldurmanız gerekmektedir.

Ortak kullanımı olan okul/kurumlar ve bir binada birden fazla kademede eğitim veren

okullar için bu bilgiler her bir okul/kurum için ayrı ayrı doldurulacaktır. Bu durumda istenen

bilgilerde bilginin yanına “(ortak kullanım)” şeklinde not düşülecektir. 

Kurum Bilgileri Düzenle sayfasındaki bir diğer alan da logo ve fotoğraflar alanıdır. Bu

alana okul/kuruma ait istenilen fotoğraflar yüklenmelidir. Varsa kurumunuza ait logoyu ve

belirtilen alanların farklı açılardan fotoğraflarını yükleyiniz. Fotoğraf yükleme alanı için boyut

sınırı 5 MB olarak belirlenmiştir. Belirtilen alanlara fotoğrafları boyutlarını küçülterek

yüklemek size kolaylık sağlayacaktır. 

2.4.2. Kurum Kadrosu Düzenle

Kurum Kadrosu Düzenle sayfasında her bir branş için alan kadrolu, görevlendirme ve

ders ücreti karşılığı derse giren olacak şekilde 3 sütundan oluşmaktadır. Burada branşlara ve

uygun sütuna personel isimleri yazılarak kurum kadrosu oluşturulacaktır.

Aynı kutu içerisine birden fazla personel ismi yazılması durumunda isimlerin virgülle

ayrılması gerekmektedir. Okul/kurumunuzdaki personele uygun branşın yer almaması

durumunda sistem yöneticisi ile iletişime geçerek gerekli güncellemelerin yapılmasını

sağlayabilirsiniz. 

2.4.3. Kurum Öğrenci Bilgileri

Kurum Öğrenci Bilgileri sayfasında her bir sınıf düzeyinde öğrenci sayıları erkek, kız

ve toplam öğrenci sayısı olarak ifade edilmektedir. Bilim ve sanat merkezleri dışındaki tüm

okul/kurum öğrenci sayıları cinsiyete göre sınıf bazlı olarak bu alanlara girilecektir. 

Bilim ve sanat merkezlerinde öğrenci sayıları cinsiyete göre program bazlı olarak

girilecektir. Sınıf listesinin alt kısımda bilim ve sanat merkezlerine ait programlar yer

almaktadır. 

Girmiş olduğunuz öğrenci sayıları otomatik olarak toplanmakta ve en alt kısımda

belirtilmektedir. Burada yer alan toplam sayıları ile girmiş olduğunuz öğrenci sayılarının

doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.

2.4.4. Kurum Atölye Bilgileri

Kurum Atölye Bilgileri sayfasına okul/kuruma ait atölye bilgileri girilecektir. Eklemek

istediğiniz atölye türünün yanındaki “Atölye Ekle” butonuna tıklayınız. Eklemek istediğiniz

atölye sistemde bulunmuyorsa sistem yöneticisi ile iletişime geçerek gerekli güncellemelerin

yapılmasını sağlayabilirsiniz. 

Atölye Ekle butonuna tıkladığınızda atölyeye ait bilgiler sorulmaktadır. Burada

atölyenin kaç yılında ve kim tarafından yapıldığını seçiniz. Okul/kurumdaki tüm atölyeler için

bu işlemi ayrı ayrı yapınız ve tamamladıktan sonra Kaydet butonuna tıklayınız. 

2.4.5. Kurum Atölye Görselleri

Kurum Atölye Görselleri sayfasına okul/kurumda bulunan atölye fotoğrafları

yüklenecektir. Bu sayfada Kurum Atölye Bilgileri sayfasından eklenen atölyelere uygun olarak

fotoğraflar istenilmektedir. İstenilen fotoğrafları uygun şekilde yükleyiniz. Fotoğraf yükleme

alanı için boyut sınırı 5 MB olarak belirlenmiştir. Belirtilen alanlara fotoğrafları boyutlarını

küçülterek yüklemek size kolaylık sağlayacaktır.

2.4.6. Etkinlik Ekle

Etkinlik Ekle sayfasında okul/kurum tarafından gerçekleştirilmiş ve okul/kurum internet

sitesinde duyurulmuş etkinlikler girilecektir. Burada yer alan forma etkinlik adı, etkinliğe dair

kısa açıklama, etkinliğin duyurulduğu okul internet sitesi bağlantısı ve etkinlik tarihi girilerek

etkinlik ekle butonuna tıklanacaktır. 

2.4.7. Etkinlik Düzenle

Etkinlik Düzenle sayfasında etkinlik ekle sayfasından eklenen etkinlikler yer

almaktadır. Burada yer alan listede etkinliklerin bağlantısı kontrol edilebilir, etkinlikler

düzenlenebilir veya silinebilir. 

2.4.8. Kurum Görüntüle

Kurum Görüntüle sayfası okul/kuruma ait tüm bilgilerin toplu olarak görülebildiği

sayfadır. Kuruma ait fotoğraflar, projeler, patentler, kadro bilgileri, iletişim bilgileri ve istatistiki bilgiler bu sayfada toplu olarak yer almaktadır. Sisteme girmiş olduğunuz tüm

bilgileri ve fotoğrafları bu sayfada toplu olarak görebilirsiniz. 

2.5. Projeler ve Patentler

Bu bölümde okul/kurumlara ilişkin proje ve patent bilgileri yer almaktadır. Menüdeki

“Projeler ve Patentler” bölümünde “Proje-Patent Ekle”, “Proje Düzenle”, “Proje Hareket Ekle”,

“Proje Hareketleri”, “Patent Düzenle”, “Öğrenci Portföyü”, “Öğretmen Portföyü”, “Proje

Listesi (Kurum Bazlı)” ve “Patent Listesi (Kurum Bazlı)”sayfaları yer almaktadır. 

2.5.1. Proje-Patent Ekle

Proje-Patent Ekle sayfasından okul/kuruma ait proje ve patent bilgileri girilmektedir. 

2.5.1.1. Proje Ekle

Proje eklemek için “Tip” kısmından “Proje”yi seçiniz. Ardından “Proje Alanı”

kısmından projenize uygun alanı seçiniz. Bu kısımda projenize uygun alan bulunmuyorsa

sistem yöneticisi ile iletişime geçerek bu alanın güncellenmesini sağlayabilirsiniz.

“Yarışma” kısmından projenin hangi çalışma kapsamında hazırlandığını seçiniz. Bu

kısımda da projenize uygun çalışma kapsamı bulunmuyorsa sistem yöneticisi ile iletişime

geçerek bu alanın güncellenmesini sağlayabilirsiniz. Proje adını ve proje hakkında kısa bir

açıklamayı yazarak ilk kısmı tamamlayınız. 

Projenizin başlangıç ve bitiş tarihi ile bütçeyi (net değilse tahminî bütçeyi) ilgili yerlere

yazınız.

“Danışmanlar” kısmına projeyi yürüten danışman öğretmenlerin isimlerini yazınız.

Birden fazla öğretmen olması durumunda isimleri virgül kullanarak yazınız. “Öğrenciler”

kısmına projede görevli öğrencilerin isimlerini aralarında virgül kullanarak yazınız. Bu alanları

doldururken grup adı ya da genel bir ifade kullanmayınız. Bu alanlarda öğrenci ve öğretmen

isimlerini açık bir şekilde yazınız. 

“Görsel” kısmından projeye ait varsa görsel yükleyiniz. “Proje Durumu” kısmından da

projenin son durumunu seçiniz.

“Proje Planı” kısmında proje adımlarını oluşturunuz ve her bir adım için adım ismini,

adımın planlanan başlangıç ve bitiş tarihi ile adımın bitiş durumunu ifade ediniz. Bu kısım proje

sürecinin takibi için önem taşımaktadır. 

2.5.1.2. Patent Ekle

Patent eklemek için “Tip” kısmından “Patent”i seçiniz. Ardından “Adı” ve “Patent No”

alanlarını doldurunuz. “Patent Durumu” kısmından patent durumunuza uygun ifadeyi seçiniz.

“Açıklaması” kısmına patente ait kısa bir açıklama yazınız. Ardından patent için gerekli olan

bütçeyi “Bütçe” kısmına yazınız. “Danışmanlar” kısmına patent sürecindeki danışman öğretmenlerin isimlerini yazınız. Birden fazla öğretmen olması durumunda isimleri virgül

kullanarak yazınız. “Öğrenciler” kısmına patent sürecinde görevli öğrencilerin isimlerini

aralarında virgül kullanarak yazınız. Bu alanları doldururken grup adı ya da genel bir ifade

kullanmayınız. Bu alanlarda öğrenci ve öğretmen isimlerini açık bir şekilde yazınız. “Görsel”

kısmından patente ait varsa görsel yükleyiniz.

2.5.2. Proje Düzenle

Proje Düzenle sayfasında daha önce Proje-Patent Ekle sayfasından girmiş olduğunuz

projeleri proje adına göre aratıp bularak düzenleyebilirsiniz. 

Projeyi adına göre aratıp sağ kısımda yer alan listeden istediğiniz projeye tıkladığınızda

proje düzenleme sayfası karşınıza çıkacaktır. Proje düzenleme sayfasında proje eklerken

doldurduğunuz tüm adımları düzenleyebilirsiniz. Buna ek olarak proje sonuçlandıysa en alt

kısımda yer alan “Proje Raporu” ve “Sonuç Açıklaması” kısımları doldurabilirsiniz. Böylece

daha sonra proje sonucuna ve proje raporuna ulaşabilirsiniz. 

2.5.3. Proje Hareketi Ekle

Proje Hareketi Ekle sayfasından daha önce Proje-Patent Ekle sayfasından girmiş

olduğunuz projeleri proje adına göre aratıp bularak ilgili projeye ilişkin hareketleri

ekleyebilirsiniz. 

Projeyi adına göre aratıp sağ kısımda yer alan listeden istediğiniz projeye tıkladığınızda

proje hareketi ekle sayfası karşınıza çıkacaktır. Bu sayfadan projeye ilişkin gelişmelerin girişini

yapabilirsiniz. Böylece proje süreci daha anlaşılır ve adım adım takip edilmiş olacaktır. 

Proje hareketi ekle sayfasında sırasıyla ilgili projeye ilişkin hareket başlığını, harekete

ilişkin açıklamayı girmeniz, varsa harekete ilişkin fotoğrafları yüklemeniz ve daha sonra proje

takibi konusunda işinizi kolaylaştıracak dosyalar varsa onları yüklemeniz gerekmektedir.

Böylece proje hareketine dair tüm bilgi ve belgeler toplu şekilde yer alacaktır. Ayrıca bu sayfa

üzerinde girdiğiniz proje hareketleri Genel Müdürlük takip sayfalarında da yer alacağından

önem taşımaktadır. 

2.5.4. Proje Hareketleri

Proje Hareketleri sayfasında daha önce Proje Hareket Ekle sayfasından girmiş

olduğunuz proje hareketleri listelenmektedir. Girmiş olduğunuz hareketleri buradan takip

edebilirsiniz.

2.5.5. Patent Düzenle

Patent Düzenle sayfasında daha önce Proje-Patent Ekle sayfasından girmiş olduğunuz

patentleri patent adına göre aratıp bularak düzenleyebilirsiniz. 

Patent adına göre aratıp sağ kısımda yer alan listeden istediğiniz patente tıkladığınızda

patent düzenleme sayfası karşınıza çıkacaktır. Patent düzenleme sayfasında patent eklerken

doldurduğunuz tüm adımları düzenleyebilirsiniz.

2.5.6. Öğrenci Portföyü

Öğrenci Portföyü sayfasında daha önce proje ve patent çalışmalarında girmiş olduğunuz

görevli öğrencilerin bilgileri listelenmektedir. Bu sayfadan okul/kurumda hangi öğrencilerin

hangi proje/patent çalışmalarında görev aldığını görebilirsiniz. Öğrenci bilgilerine öğrenci adını

aratarak ulaşabilirsiniz. 

2.5.7. Öğretmen Portföyü

Öğretmen Portföyü sayfasında daha önce proje ve patent çalışmalarında girmiş

olduğunuz danışman öğretmenlerin bilgileri listelenmektedir. Bu sayfadan okul/kurumda hangi

öğretmenlerin hangi proje/patent çalışmalarına danışmanlık yaptığını görebilirsiniz. Öğretmen

bilgilerine öğretmen adını aratarak ulaşabilirsiniz. 

2.5.8. Proje Listesi (Kurum Bazlı)

Proje Listesi (Kurum Bazlı) sayfası sisteme girilen okul/kuruma ait tüm projelerin

listelendiği sayfadır. Okul/kurumunuza ait projeleri bu sayfadan takip edebilirsiniz. 

2.5.9. Patent Listesi (Kurum Bazlı)

Patent Listesi (Kurum Bazlı) sayfası sisteme girilen okul/kuruma ait tüm patentlerin

listelendiği sayfadır. Okul/kurumunuza ait patentleri bu sayfadan takip edebilirsiniz. 

2.6. Kullanıcı Bilgilerim

Bu bölümde kullanıcıya ilişkin bilgileri yer almaktadır. Menüdeki “Kullanıcı

Bilgilerim” bölümünde “Bilgilerimi Düzenle” ve “Şifremi Değiştir” sayfaları yer almaktadır. 

2.6.1. Bilgilerimi Düzenle

Bilgilerimi Düzenle sayfası kurum yetkilisine ilişkin bilgilerin yer aldığı ve

düzenlendiği bölümdür. Bu bölümden kurum yetkilisinin adı ve soyadı düzenlenebilmektedir.

Kurum yetkilisi olarak ad ve soyad kısımlarında varsa değişiklikleri gerçekleştiriniz ve telefon

ile e-posta adresi bilgilerinizi güncel şekilde yazınız. Merkez teşkilat ile kurum yetkilisi

iletişimi açısından bu kısmın güncel tutulması önem taşımaktadır. Ayrıca kurum no kısmı

yetkilisi olduğunuz kurumun kurum kodu olmalıdır. Burada bir yanlışlık olması durumunda

sistem yöneticisi ile irtibata geçerek bu kısmın güncellenmesini sağlayabilirsiniz. 

2.6.2. Bilgilerimi Düzenle

Şifremi Değiştir sayfası kullanıcının şifresini değiştirebileceği bölümdür. Bu bölümü

kullanarak şifrenizi değiştirebilirsiniz. Güvenliğiniz açısından şifrenizi belirli aralıklarla

değiştirmeniz tavsiye edilmektedir.

HABERE YORUM KAT
UYARI:

Yorum yazarak topluluk şartlarımızı kabul etmiş bulunuyor ve tüm sorumluluğu üstleniyorsunuz. Yazılan yorumlardan kamuajans.com İnternet Sitesi hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.