26 Ağustos 2021 Tarihli OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) Yazısı
Milli Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan E-80342057-449-30176601 sayılı 26 Ağustos 2021 tarihli OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) konulu resmi yazının detayları belli oldu.
Genel Müdür Mehmet Nezir GÜL imzalı resmi yazıda ''2023 Eğitim Vizyon Belgesi çerçevesinde Genel Müdürlüğümüzün ve bağlı okul/kurumların kurumsal yapılarının, yürüttükleri faaliyetlerin ve karşılaştıkları sorunların sistematik bir şekilde görülmesi, raporlaştırılması ve okul/kurumların merkez teşkilatın yanı sıra birbirleri ile olan bağının güçlendirilmesi amacıyla Genel Müdürlüğümüzce OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) hazırlanmıştır.
Bu kapsamda Genel Müdürlüğümüze bağlı okul/kurumların “orgmizleme.meb.gov.tr” adresinden OKİS’e giriş yaparak Ek’te yer alan kullanım kılavuzu yardımıyla okul/kurumlarına ilişkin bilgileri 03.09.2021 mesai bitimine kadar tamamlamaları hususunda, gereğini rica ederim.'' denilmiştir.
Milli Eğitim Bakanlığı Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından OKİS (Okul Kurum İzleme Sistemi) Kullanım Kılavuzu yayınlandı.
1. GENEL BİLGİ
Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü ve Genel Müdürlüğe bağlı
okul/kurumların kurumsal yapılarının, yürüttükleri faaliyetlerin ve karşılaştıkları sorunların
sistematik bir şekilde görülmesi, raporlaştırılması ve kurumların merkez teşkilat ile bağlarının
güçlendirilmesi amacıyla Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü İzleme
Sistemi hazırlanmıştır.
Sistem içerisinde Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğüne bağlı daire
başkanlıkları ve okul/kurumlar hakkında detaylı takip sistemi oluşturulmuştur. Bu kapsamda
daire başkanlıklarının ve okul/kurumların planladıkları ve yürüttükleri projeler ile var olan
çalışmalara ilişkin ayrıntılı izleme faaliyeti yürütülmektedir.
Faaliyet takiplerinin yanı sıra Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü
tarafından yapılacak olan ihtiyaç analizi, anket ve veri toplama çalışmalarına ilişkin tüm
işlemler sistem üzerinden gerçekleştirilmektedir.
2. İZLEME SİSTEMİ
2.1. İzleme Sistemine Giriş
İzleme sistemine http://orgmizleme.meb.gov.tr/ adresinden ulaşılmaktadır.
Giriş sayfasında yer alan “GİRİŞ” bölümünden okul/kurumlar, kurum kodları ve Genel
Müdürlük tarafından tanımlanan şifreleri ile giriş yapabilmektedir.
2.2. Anasayfa
İzleme sistemine giriş yapıldıktan sonra “Anasayfa” açılmaktadır. Anasayfada sol
kısımda menü, sağ üst kısımda aktif anketler ve değerli projeler alanları, sağ alt kısımda ise
yazılar yer almaktadır.
Sağ üst kısımda yer alan aktif anketler ve değerli projeler bölümleri aktif olan anketlerin
ve seçilmiş projelerin duyurulduğu bölümlerdir.
Sağ alt kısımda yer alan yazılar bölümü sistem üzerinden gönderilen anket, duyuru ve
bilgilendirme yazılarının gösterildiği bölümdür. Bu bölümden sistem üzerinden gönderilen
yazılar takip edilebilmektedir. Aynı yazılara menüde yer alan yazılar bölümünden de
ulaşılabilmektedir.
2.3. Yazılar
Bu bölümde Genel Müdürlük tarafından sistem üzerinden gönderilen yazılar ve sistem
güncellemelerine ilişkin duyurular yer almaktadır. Menüdeki “Yazılar” bölümünde yer alan
“Gelen Yazılar” sayfasında sistem üzerinden gönderilen tüm yazılar görülebilmektedir.
Gelen yazılardan okumak istediğiniz yazıya tıkladığınızda yazının tamamını
görebilirsiniz.
Bilgilendirme ve duyurulardan haberdar olabilmek için bu bölümün düzenli olarak
kontrol edilmesi önem taşımaktadır.
2.4. Kurumlar
Bu bölümde okul/kurumlara ilişkin bilgiler ve görseller yer almaktadır. Menüdeki
“Kurumlar” bölümünde “Kurum Bilgileri Düzenle”, “Kurum Kadrosu Düzenle”, “Kurum
Öğrenci Bilgileri”, “Kurum Atölye Bilgileri”, “Kurum Atölye Görselleri”, “Etkinlik Ekle”,
“Etkinlik Düzenle” ve “Kurum Görüntüle” sayfaları yer almaktadır.
2.4.1. Kurum Bilgileri Düzenle
Kurum Bilgileri Düzenle sayfası 3 alandan oluşmaktadır. İlk alan kurum kodu, kurum
adı, kurumun adresi ve iletişim bilgilerinin yer aldığı alandır.
Kuruma ait kurum tipi, kurum kodu ve kurum adının yer aldığı alandaki bilgileri kontrol
ediniz. Hatalı bilgi olması durumunda herhangi bir değişiklik yapmayınız ve hatalı bilgileri
sistem yöneticisine bildiriniz.
Adres bilgileri alanında kademeli olarak il, ilçe, bölge, mahalle, cadde/sokak, dış kapı
ve iç kapı seçimi yaparak kurum adresinizi oluşturunuz.
Bu alanda yer alan son kısım iletişim bilgileri kısmıdır. Bu kısımda okul/kurumunuza
ait güncel iletişim bilgilerini yazmanız gerekmektedir. Okul/kurum internet adresini yazarken
“.meb.k12.tr” kısmından önceki kısmı yazmanız gerekmektedir. Örneğin okul/kurum internet
adresi “http://igdirbilsem.meb.k12.tr” ise boş kısma yalnızca “igdirbilsem” yazılacaktır.
Kurum Bilgileri Düzenle sayfasındaki bir diğer alan da diğer bilgiler alanıdır. Bu alanda
okul/kuruma ait fiziki yapı, donanım ve istatistiki bilgilere dair ifadeler yer almaktadır. Burada
yer alan ifadeleri okul/kurumunuza uygun şekilde eksiksiz olarak doldurmanız gerekmektedir.
Ortak kullanımı olan okul/kurumlar ve bir binada birden fazla kademede eğitim veren
okullar için bu bilgiler her bir okul/kurum için ayrı ayrı doldurulacaktır. Bu durumda istenen
bilgilerde bilginin yanına “(ortak kullanım)” şeklinde not düşülecektir.
Kurum Bilgileri Düzenle sayfasındaki bir diğer alan da logo ve fotoğraflar alanıdır. Bu
alana okul/kuruma ait istenilen fotoğraflar yüklenmelidir. Varsa kurumunuza ait logoyu ve
belirtilen alanların farklı açılardan fotoğraflarını yükleyiniz. Fotoğraf yükleme alanı için boyut
sınırı 5 MB olarak belirlenmiştir. Belirtilen alanlara fotoğrafları boyutlarını küçülterek
yüklemek size kolaylık sağlayacaktır.
2.4.2. Kurum Kadrosu Düzenle
Kurum Kadrosu Düzenle sayfasında her bir branş için alan kadrolu, görevlendirme ve
ders ücreti karşılığı derse giren olacak şekilde 3 sütundan oluşmaktadır. Burada branşlara ve
uygun sütuna personel isimleri yazılarak kurum kadrosu oluşturulacaktır.
Aynı kutu içerisine birden fazla personel ismi yazılması durumunda isimlerin virgülle
ayrılması gerekmektedir. Okul/kurumunuzdaki personele uygun branşın yer almaması
durumunda sistem yöneticisi ile iletişime geçerek gerekli güncellemelerin yapılmasını
sağlayabilirsiniz.
2.4.3. Kurum Öğrenci Bilgileri
Kurum Öğrenci Bilgileri sayfasında her bir sınıf düzeyinde öğrenci sayıları erkek, kız
ve toplam öğrenci sayısı olarak ifade edilmektedir. Bilim ve sanat merkezleri dışındaki tüm
okul/kurum öğrenci sayıları cinsiyete göre sınıf bazlı olarak bu alanlara girilecektir.
Bilim ve sanat merkezlerinde öğrenci sayıları cinsiyete göre program bazlı olarak
girilecektir. Sınıf listesinin alt kısımda bilim ve sanat merkezlerine ait programlar yer
almaktadır.
Girmiş olduğunuz öğrenci sayıları otomatik olarak toplanmakta ve en alt kısımda
belirtilmektedir. Burada yer alan toplam sayıları ile girmiş olduğunuz öğrenci sayılarının
doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.
2.4.4. Kurum Atölye Bilgileri
Kurum Atölye Bilgileri sayfasına okul/kuruma ait atölye bilgileri girilecektir. Eklemek
istediğiniz atölye türünün yanındaki “Atölye Ekle” butonuna tıklayınız. Eklemek istediğiniz
atölye sistemde bulunmuyorsa sistem yöneticisi ile iletişime geçerek gerekli güncellemelerin
yapılmasını sağlayabilirsiniz.
Atölye Ekle butonuna tıkladığınızda atölyeye ait bilgiler sorulmaktadır. Burada
atölyenin kaç yılında ve kim tarafından yapıldığını seçiniz. Okul/kurumdaki tüm atölyeler için
bu işlemi ayrı ayrı yapınız ve tamamladıktan sonra Kaydet butonuna tıklayınız.
2.4.5. Kurum Atölye Görselleri
Kurum Atölye Görselleri sayfasına okul/kurumda bulunan atölye fotoğrafları
yüklenecektir. Bu sayfada Kurum Atölye Bilgileri sayfasından eklenen atölyelere uygun olarak
fotoğraflar istenilmektedir. İstenilen fotoğrafları uygun şekilde yükleyiniz. Fotoğraf yükleme
alanı için boyut sınırı 5 MB olarak belirlenmiştir. Belirtilen alanlara fotoğrafları boyutlarını
küçülterek yüklemek size kolaylık sağlayacaktır.
2.4.6. Etkinlik Ekle
Etkinlik Ekle sayfasında okul/kurum tarafından gerçekleştirilmiş ve okul/kurum internet
sitesinde duyurulmuş etkinlikler girilecektir. Burada yer alan forma etkinlik adı, etkinliğe dair
kısa açıklama, etkinliğin duyurulduğu okul internet sitesi bağlantısı ve etkinlik tarihi girilerek
etkinlik ekle butonuna tıklanacaktır.
2.4.7. Etkinlik Düzenle
Etkinlik Düzenle sayfasında etkinlik ekle sayfasından eklenen etkinlikler yer
almaktadır. Burada yer alan listede etkinliklerin bağlantısı kontrol edilebilir, etkinlikler
düzenlenebilir veya silinebilir.
2.4.8. Kurum Görüntüle
Kurum Görüntüle sayfası okul/kuruma ait tüm bilgilerin toplu olarak görülebildiği
sayfadır. Kuruma ait fotoğraflar, projeler, patentler, kadro bilgileri, iletişim bilgileri ve istatistiki bilgiler bu sayfada toplu olarak yer almaktadır. Sisteme girmiş olduğunuz tüm
bilgileri ve fotoğrafları bu sayfada toplu olarak görebilirsiniz.
2.5. Projeler ve Patentler
Bu bölümde okul/kurumlara ilişkin proje ve patent bilgileri yer almaktadır. Menüdeki
“Projeler ve Patentler” bölümünde “Proje-Patent Ekle”, “Proje Düzenle”, “Proje Hareket Ekle”,
“Proje Hareketleri”, “Patent Düzenle”, “Öğrenci Portföyü”, “Öğretmen Portföyü”, “Proje
Listesi (Kurum Bazlı)” ve “Patent Listesi (Kurum Bazlı)”sayfaları yer almaktadır.
2.5.1. Proje-Patent Ekle
Proje-Patent Ekle sayfasından okul/kuruma ait proje ve patent bilgileri girilmektedir.
2.5.1.1. Proje Ekle
Proje eklemek için “Tip” kısmından “Proje”yi seçiniz. Ardından “Proje Alanı”
kısmından projenize uygun alanı seçiniz. Bu kısımda projenize uygun alan bulunmuyorsa
sistem yöneticisi ile iletişime geçerek bu alanın güncellenmesini sağlayabilirsiniz.
“Yarışma” kısmından projenin hangi çalışma kapsamında hazırlandığını seçiniz. Bu
kısımda da projenize uygun çalışma kapsamı bulunmuyorsa sistem yöneticisi ile iletişime
geçerek bu alanın güncellenmesini sağlayabilirsiniz. Proje adını ve proje hakkında kısa bir
açıklamayı yazarak ilk kısmı tamamlayınız.
Projenizin başlangıç ve bitiş tarihi ile bütçeyi (net değilse tahminî bütçeyi) ilgili yerlere
yazınız.
“Danışmanlar” kısmına projeyi yürüten danışman öğretmenlerin isimlerini yazınız.
Birden fazla öğretmen olması durumunda isimleri virgül kullanarak yazınız. “Öğrenciler”
kısmına projede görevli öğrencilerin isimlerini aralarında virgül kullanarak yazınız. Bu alanları
doldururken grup adı ya da genel bir ifade kullanmayınız. Bu alanlarda öğrenci ve öğretmen
isimlerini açık bir şekilde yazınız.
“Görsel” kısmından projeye ait varsa görsel yükleyiniz. “Proje Durumu” kısmından da
projenin son durumunu seçiniz.
“Proje Planı” kısmında proje adımlarını oluşturunuz ve her bir adım için adım ismini,
adımın planlanan başlangıç ve bitiş tarihi ile adımın bitiş durumunu ifade ediniz. Bu kısım proje
sürecinin takibi için önem taşımaktadır.
2.5.1.2. Patent Ekle
Patent eklemek için “Tip” kısmından “Patent”i seçiniz. Ardından “Adı” ve “Patent No”
alanlarını doldurunuz. “Patent Durumu” kısmından patent durumunuza uygun ifadeyi seçiniz.
“Açıklaması” kısmına patente ait kısa bir açıklama yazınız. Ardından patent için gerekli olan
bütçeyi “Bütçe” kısmına yazınız. “Danışmanlar” kısmına patent sürecindeki danışman öğretmenlerin isimlerini yazınız. Birden fazla öğretmen olması durumunda isimleri virgül
kullanarak yazınız. “Öğrenciler” kısmına patent sürecinde görevli öğrencilerin isimlerini
aralarında virgül kullanarak yazınız. Bu alanları doldururken grup adı ya da genel bir ifade
kullanmayınız. Bu alanlarda öğrenci ve öğretmen isimlerini açık bir şekilde yazınız. “Görsel”
kısmından patente ait varsa görsel yükleyiniz.
2.5.2. Proje Düzenle
Proje Düzenle sayfasında daha önce Proje-Patent Ekle sayfasından girmiş olduğunuz
projeleri proje adına göre aratıp bularak düzenleyebilirsiniz.
Projeyi adına göre aratıp sağ kısımda yer alan listeden istediğiniz projeye tıkladığınızda
proje düzenleme sayfası karşınıza çıkacaktır. Proje düzenleme sayfasında proje eklerken
doldurduğunuz tüm adımları düzenleyebilirsiniz. Buna ek olarak proje sonuçlandıysa en alt
kısımda yer alan “Proje Raporu” ve “Sonuç Açıklaması” kısımları doldurabilirsiniz. Böylece
daha sonra proje sonucuna ve proje raporuna ulaşabilirsiniz.
2.5.3. Proje Hareketi Ekle
Proje Hareketi Ekle sayfasından daha önce Proje-Patent Ekle sayfasından girmiş
olduğunuz projeleri proje adına göre aratıp bularak ilgili projeye ilişkin hareketleri
ekleyebilirsiniz.
Projeyi adına göre aratıp sağ kısımda yer alan listeden istediğiniz projeye tıkladığınızda
proje hareketi ekle sayfası karşınıza çıkacaktır. Bu sayfadan projeye ilişkin gelişmelerin girişini
yapabilirsiniz. Böylece proje süreci daha anlaşılır ve adım adım takip edilmiş olacaktır.
Proje hareketi ekle sayfasında sırasıyla ilgili projeye ilişkin hareket başlığını, harekete
ilişkin açıklamayı girmeniz, varsa harekete ilişkin fotoğrafları yüklemeniz ve daha sonra proje
takibi konusunda işinizi kolaylaştıracak dosyalar varsa onları yüklemeniz gerekmektedir.
Böylece proje hareketine dair tüm bilgi ve belgeler toplu şekilde yer alacaktır. Ayrıca bu sayfa
üzerinde girdiğiniz proje hareketleri Genel Müdürlük takip sayfalarında da yer alacağından
önem taşımaktadır.
2.5.4. Proje Hareketleri
Proje Hareketleri sayfasında daha önce Proje Hareket Ekle sayfasından girmiş
olduğunuz proje hareketleri listelenmektedir. Girmiş olduğunuz hareketleri buradan takip
edebilirsiniz.
2.5.5. Patent Düzenle
Patent Düzenle sayfasında daha önce Proje-Patent Ekle sayfasından girmiş olduğunuz
patentleri patent adına göre aratıp bularak düzenleyebilirsiniz.
Patent adına göre aratıp sağ kısımda yer alan listeden istediğiniz patente tıkladığınızda
patent düzenleme sayfası karşınıza çıkacaktır. Patent düzenleme sayfasında patent eklerken
doldurduğunuz tüm adımları düzenleyebilirsiniz.
2.5.6. Öğrenci Portföyü
Öğrenci Portföyü sayfasında daha önce proje ve patent çalışmalarında girmiş olduğunuz
görevli öğrencilerin bilgileri listelenmektedir. Bu sayfadan okul/kurumda hangi öğrencilerin
hangi proje/patent çalışmalarında görev aldığını görebilirsiniz. Öğrenci bilgilerine öğrenci adını
aratarak ulaşabilirsiniz.
2.5.7. Öğretmen Portföyü
Öğretmen Portföyü sayfasında daha önce proje ve patent çalışmalarında girmiş
olduğunuz danışman öğretmenlerin bilgileri listelenmektedir. Bu sayfadan okul/kurumda hangi
öğretmenlerin hangi proje/patent çalışmalarına danışmanlık yaptığını görebilirsiniz. Öğretmen
bilgilerine öğretmen adını aratarak ulaşabilirsiniz.
2.5.8. Proje Listesi (Kurum Bazlı)
Proje Listesi (Kurum Bazlı) sayfası sisteme girilen okul/kuruma ait tüm projelerin
listelendiği sayfadır. Okul/kurumunuza ait projeleri bu sayfadan takip edebilirsiniz.
2.5.9. Patent Listesi (Kurum Bazlı)
Patent Listesi (Kurum Bazlı) sayfası sisteme girilen okul/kuruma ait tüm patentlerin
listelendiği sayfadır. Okul/kurumunuza ait patentleri bu sayfadan takip edebilirsiniz.
2.6. Kullanıcı Bilgilerim
Bu bölümde kullanıcıya ilişkin bilgileri yer almaktadır. Menüdeki “Kullanıcı
Bilgilerim” bölümünde “Bilgilerimi Düzenle” ve “Şifremi Değiştir” sayfaları yer almaktadır.
2.6.1. Bilgilerimi Düzenle
Bilgilerimi Düzenle sayfası kurum yetkilisine ilişkin bilgilerin yer aldığı ve
düzenlendiği bölümdür. Bu bölümden kurum yetkilisinin adı ve soyadı düzenlenebilmektedir.
Kurum yetkilisi olarak ad ve soyad kısımlarında varsa değişiklikleri gerçekleştiriniz ve telefon
ile e-posta adresi bilgilerinizi güncel şekilde yazınız. Merkez teşkilat ile kurum yetkilisi
iletişimi açısından bu kısmın güncel tutulması önem taşımaktadır. Ayrıca kurum no kısmı
yetkilisi olduğunuz kurumun kurum kodu olmalıdır. Burada bir yanlışlık olması durumunda
sistem yöneticisi ile irtibata geçerek bu kısmın güncellenmesini sağlayabilirsiniz.
2.6.2. Bilgilerimi Düzenle
Şifremi Değiştir sayfası kullanıcının şifresini değiştirebileceği bölümdür. Bu bölümü
kullanarak şifrenizi değiştirebilirsiniz. Güvenliğiniz açısından şifrenizi belirli aralıklarla
değiştirmeniz tavsiye edilmektedir.
Yorum yazarak topluluk şartlarımızı kabul etmiş bulunuyor ve tüm sorumluluğu üstleniyorsunuz. Yazılan yorumlardan kamuajans.com İnternet Sitesi hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.